Một lời nhắn trả lời tự động ngoài giờ làm việc (an out-of-office auto reply) để thông báo tới mọi người rằng bạn không thể trả lời email của họ. Chủ yếu được dùng vào những kỳ nghỉ lễ hay nghỉ phép.

Nếu bạn đang làm việc trong một môi trường quốc tế, cuối cùng bạn nên chuẩn bị sẵn một lời nhắn ngoài giờ làm việc (out-of-office) bằng Tiếng Anh để thông báo tới mọi người về sự vắng mặt của bạn và thông tin tới người liên hệ rằng cần liên lạc với ai trong trường hợp họ cần được phản hồi gấp.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ những “tips” và các mẫu câu hữu ích bằng Tiếng Anh mà bạn cần để chuẩn bị một lời nhắn ngoài giờ làm việc tuyệt vời với rất nhiều ví dụ.

Tip 1: Chọn ngữ điệu cho lời nhắn

Ngữ điệu lời nhắn tự động ngoài giờ làm việc của bạn có thể thay đổi tùy thuộc vào người nhận email mà bạn dự định phân bổ tới.

Nếu bạn muốn lời nhắn của mình mang tính trang trọng, hãy tránh sử dụng các cấu trúc như I’m và I’ll cũng như loại ngôn ngữ không chính thức hay thường nhật. Cũng là một cách để bắt đầu lời nhắn của bạn bằng một lời cảm ơn như:

• Thank you for your message.

Nếu như đối tượng nhận lời nhắn không liên quan tới công việc, bạn có thể tạo một mẫu phản hồi vui vẻ hơn và được cá nhân hóa:

• Oops, too late! I’m off on holiday right now until the 16th, probably sipping on a margarita while you read this. I’ll reply when I’m back, but if it’s super urgent, contact abc@def.com.

Lời nhắn này không phù hợp để gửi tới sếp của bạn hay khách hàng. Nếu bạn không chắc ai sẽ là người nhận được lời nhắn của mình, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các mẫu chính thức hơn.

Tip 2: Đi thẳng vào vấn đề

Don’t beat around the bush! Nghĩa là bạn nên đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Chính là, bạn nên làm cho lời nhắn trở nên trực tiếp và ngắn gọn. Việc này sẽ làm cho người nhận nhanh chóng biết rằng bạn đang không trong thời gian làm việc và rằng họ có thể liên hệ với ai. Có thể bắt đầu bằng một lời chào đơn giản và tiến hành viết nội dung lời nhắn như trong các ví dụ sau:

• Hi, I’m out of the office. Thank you for getting in touch. We’ll get back to you within 8 business hours.
• Hello, this is Michael Smith from Yaffle English. Sorry I missed you. If you have a question about our products, please contact sales@company.com. I will follow up once at home. Kind regards.

Tip 3: Để lại thông tin ngày trở lại làm việc

Người nhận sẽ muốn biết ngày và thời điểm mà bạn trở lại làm việc.

Bạn có thể dùng các mẫu câu sau cho việc này:

• I’m out of the office until Monday, 14 August.
• Thanks for your email. I’ll be out of the office from 2 to 7 May.

Bạn cũng có thể làm rõ thêm rằng có khả năng bạn sẽ đọc được email trước thời điểm trở lại làm việc, nhưng điều này là không chắc chắn:

• Hi there. I’m out of the office until Monday, 14 August, with limited access to email.

Để sử dụng một ngữ điệu thông thường hơn, bạn có thể viết:

• Hey there! I’m on holiday right now. I’ll try to reply to your message ASAP. Talk to you later!

Tip 4: Đề cập tới liên hệ dự phòng

Nếu lời nhắn là một email khẩn hay người gửi muốn liên hệ một khác thay thế, bạn có thể cho họ biết phải làm gì:

• If you require immediate assistance, please email colleague@colleague.com in my absence. Thanks.
• Should the matter be important, please contact Jim Ross (jross@fakecompany.com) in my absence. Kind regards.
• If you require immediate assistance, please email colleague@colleague.com in my absence. Thanks.

Bonus: Mẫu câu hữu ích

Các mẫu câu dưới đây sẽ rất hữu ích khi bạn chuẩn bị các mẫu lời nhắn ngoài thời gian làm việc.

Để thông báo bạn sẽ vắng mặt

• I will be out of the office.
• I am not in the office.
• I am (currently) out of the office.
• I will be away from X to Y.

Để chuyển hướng lời nhắn

• Should the matter be important…
• If you require immediate assistance…
• For urgent queries…
• If you have an immediate need…
• …please email X.
• …please contact X.
• …please write to/call X.

Với những “tips” này, bạn sẽ có thể viết những lời nhắn thông báo ngoài giờ làm việc cho những dịp lễ hay vì các lý do khác.

Hãy nhớ rằng chọn ngữ điệu phù hợp với đối tượng người nhận.

Về vấn đề chủ đề, càng đơn giản, càng tốt: “out of the office”.

Cuối cùng, rất quan trọng là cần để lại thông tin thời điểm bạn quay lại làm việc và thông tin liên hệ của người hỗ trợ bạn giải quyết công việc trong thời gian vắng mặt.