Chúng ta thường đặt lịch hẹn vì nhiều lý do khác nhau: đi khám bệnh, xin visa, sắp xếp một cuộc hẹn công việc, và hẹn một buổi phỏng vấn, trong vô vàn những ký do khác nữa.

Vậy bạn có muốn biết những cách diễn tả hữu ích nhất trong giao tiếp khi bạn cần đặt một cuộc hẹn bằng Tiếng Anh? Bạn đang ở đúng chỗ rồi.

Trong bài viết này, chúng ta đang đề cập tới những cuộc hẹn nghiêm túc, có tính cách chuyên nghiệp và nhằm mục đích kinh doanh hay cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Hãy nhớ rằng cũng có những hình thức cuộc hẹn khác trong Tiếng Anh, như là đi chơi với bạn bè hay những cuộc hẹn đi chơi lãng mạn nào đó.

Tưởng tượng rằng bạn đang sống tại một thành phố bận rộn như New York hay London.

Bạn cần sắp xếp một cuộc hẹn bằng Tiếng Anh với một khách hàng tiềm năng và phải gọi cho họ hoặc soạn một tin nhắn qua ứng dụng.

Bạn cảm thấy hơi lo lắng vì không muốn chẳng may nói ra điều gì đó không phù hợp, mắc phải sai lầm, hay lãng phí thời gian của người khác.

Đừng lo lắng, điều này rất bình thường. Điều quan trọng nhất là sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, và nói đúng trọng tâm. Đừng lãng phí thời gian bằng cách diễn tả lòng vòng (nói về những điều lạc đề mà không có ý quyết định rõ ràng).

Chào hỏi bằng Tiếng Anh

Hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng câu chào hỏi ngắn gọn người bạn đang trò chuyện về người mà bạn muốn liên hệ.

• Hello! Can I speak to Dr Merissa, please?
• Good morning, this is Michael Smith calling. I’d like to arrange an appointment with Dr Merissa, please.

Nếu bạn đang liên hệ nhân danh công ty hoặc một người khác, bạn cần giới thiệu mình trước và sau đó đưa ra yêu cầu:

• Hello, this is Lynn. I am calling from Smith.co.uk and would like to speak with Dr Collins.

Đã hoàn thành bước đầu tiên. Nhưng chưa dừng lại ở đây. Bạn vẫn cần phải tiếp tục đặt lịch hẹn!

Đặt lịch hẹn bằng Tiếng Anh

Bây giờ bạn sẽ phải truyền đạt mục đích của cuộc gọi:

• Good morning. This is Frank Smith. I’m calling on behalf of Dr Adams and would like to arrange an appointment with Mr Edward Jackson.
• Hello, this is Lynn. I am calling from Smith.co.uk and would like to set up an interview with you.
• I would like to arrange an appointment to see her.
• I’d like to arrange a meeting with Doctor Johnson.

Trong trường hợp chưa nhận được phản hồi, bạn có thể nghe câu sau:

• I’m afraid she’s in a meeting, but I can leave her a message.

Sắp xếp một cuộc hẹn bằng Tiếng Anh

Thật tốt. Bây giờ bạn phải chấp nhận một ngày và thời điểm phù hợp nhất cho cả hai bên. Hãy xem những ví dụ sau:

• Are you available on Monday? Are you available next Monday?
• Are you free on Tuesday? Are you free next Tuesday?
• How does the third sound to you?
• Can we meet on Wednesday?
• Can we meet next Wednesday?
• Would next Thursday be okay?
• What about next Friday?
• Is next Saturday okay?

Có khá nhiều lựa chọn để bạn chọn phải không. Có vẻ mọi thứ đang diễn ra khá suôn sẻ. Giờ bạn đã có thể đặt một cuộc hẹn mà không gặp bất cứ vấn đề gì!

Cách xác nhận một cuộc hẹn bằng Tiếng Anh

Sau khi đã thảo luận về lịch và giờ giấc của mọi người, giờ bạn nên xác nhận lại thời điểm phù hợp với bạn:

• Yes, Monday is fine.
• Yes, Tuesday would be fine.
• Wednesday suits me.
• Thursday would be perfect.
• Please confirm if this date and time is suitable/convenient for you.
• Can you let me know if this works for you?

Làm sao để nói ngày/giờ bất tiện cho bạn

Không phải khi nào mọi thứ cũng diễn ra suôn sẻ trong sự đồng thuận ngay, đặc biệt trong bối cảnh mọi người luôn có những cuộc hẹn trước mang tính bắt buộc. Để nói rằng một ngày nào đó không thực sự phù hợp, bạn có thể sử dụng những mẫu câu sau:

• I’m afraid I can’t on Monday.
• I’m sorry, I can’t on Tuesday.
• I won’t be able to meet on Wednesday.
• I really don’t think I can on Thursday.

Làm thế nào để hủy một cuộc hẹn bằng Tiếng Anh

Mọi thứ diễn ra tương đối thuận lợi. Bạn đã thực hiện cuộc gọi (hay viết những tin nhắn đó) và mọi thứ đang tốt đẹp.

Người nhận đã hiểu từng câu và chấp nhận đề nghị và bạn đã có một cuộc hẹn. Nhưng…bỗng dưng một sự kiện không thể lường trước xảy ra khiến cho bạn không thể tới cuộc hẹn.

Bạn phải liên hệ lại và xin được thông cảm! Ôi thôi! Okay. Nó xảy ra. Cuộc sống mà.

Giờ bạn cần sắp xếp một cuộc hẹn mới:

• Unfortunately, due to some unforeseen business, I will be unable to keep our appointment for tomorrow afternoon.
• Would it be possible to arrange another time later in the week?
• I’m afraid that I have to cancel our meeting on Wednesday as something unexpected has come up.
• Would you be free to meet early next week?

Bạn đã thấy được rằng sử dụng một ngôn ngữ cụ thể cho việc đặt lịch hẹn và những cuộc họp bằng Tiếng Anh.

Đó là cách sử dụng ngôn ngữ trang trọng, nếu bạn sử dụng tốt, bạn sẽ vượt qua những thử thách lớn.

Nếu bạn sử dụng một thứ ngôn ngữ quá không trang trọng, bạn có thể đánh mắt cơ hội làm việc hay không việc kinh doanh.

Không cần nghĩ ngợi nhiều về bản thân mình nữa, hãy thử sắp xếp ngay giờ cho cuộc hẹn tiếp theo.

Những ví dụ

Bạn đã có những công cụ tốt để thực hiện những cuộc trò chuyện một cách hiệu quả để sắp xếp một cuộc hẹn bằng Tiếng Anh.

Bây giờ là lúc đưa kiến thức vào ứng dụng.

Dưới đây là hai tình huống có thể xảy ra trong đời thực.

Sẽ tốt hơn nếu bạn có thể thực hành những đoạn hội thoại với người khác.

Cuộc trò chuyện qua điện thoại mẫu 1

• A: Hello! Can I speak to Dr Merissa, please?
• B: I’m afraid she’s in a meeting, but I can leave her a message.
• A: I would like to arrange an appointment to see her.
• B: She’s available tomorrow morning.
• A: I could make it at 11:30.
• B: I’m sorry, she’s busy at that time. Would 12 be okay?
• A: Excellent. I will see you tomorrow at 12, then!
• B: Goodbye!

Cuộc trò chuyện qua điện thoại mẫu 2

• A: Good morning! I would like to speak to Jeremy, please.
• B: Speaking.
• A: Hello, this is Lynn. I am calling from Smith.co.uk and would like to set up an interview with you.
• B: Ah, yes. Let me look in my diary. When would be convenient for you?
• A: Anytime after lunch.
• B: How about Thursday? Does that work for you?
• A: I’m afraid I might be out of town on Thursday. How does Friday sound to you?
• B: Friday sounds great. Shall we meet here at four o’clock?
• A: See you then! Bye.

Tuyệt vời! Kể từ bây giờ, bạn sẽ có vốn từ vựng và rất nhiều mẫu câu giúp bạn có thể đặt lịch hẹn bằng Tiếng Anh.

Nếu bạn đang ở nước ngoài, bạn có thể dễ dàng đặt một cuộc hẹn với bác sỹ, sắp xếp một cuộc gặp mặt khách hàng hoặc lên lịch phỏng vấn cho công việc của bạn.